Çok mağazalı bir zincirde haftanın nasıl geçtiğini anlamak için dashboard'a girmek gerekir; ama bölge müdürlerinin çoğu pazartesi sabahını mağaza turunda geçirir, ekranın başında değil. BranchVoice'un haftalık özet e-postası bu boşluğu doldurur: son yedi günün karnesini ve dikkat gerektiren değişiklikleri kısa bir e-posta olarak gelen kutusuna bırakır. Bu yazıda özetin neleri içerdiğini, öne çıkanların hangi kurallarla seçildiğini ve zamanlanmış raporlardan nasıl ayrıldığını anlatıyoruz.
Haftalık özet e-postası nedir?
Haftalık özet, her pazartesi sabahı Türkiye saatiyle dokuzda, hesaptaki aktif kullanıcılara gönderilen otomatik bir e-postadır. Ayrıca kurulması gerekmez; yorum verisi toplanmaya başladığı andan itibaren çalışır. Kapsamı marka genelidir ve dönemi her zaman aynıdır: geçen hafta, bir önceki haftayla karşılaştırmalı.
Özet, hesaptaki her aktif kullanıcıya gider: bölge müdürü, müşteri deneyimi ekibi ve yönetim aynı e-postayı aynı saatte alır. Sayılar marka geneline aittir; yalnızca kendi bölgenizi ya da mağazanızı kapsayan bir karne için zamanlanmış raporlar kullanılır.
Amaç bir rapor sunmak değil, haftaya doğru soruyla başlamaktır. Özet okunduktan sonra tıklanan tek düğme "Panoyu aç"tır; ayrıntı dashboard'da bekler.
Karne: dört sayı, dört karşılaştırma
E-postanın üst bölümünde haftanın karnesi yer alır. Her sayı, önceki haftanın değeriyle yan yana verilir:
- Yorum: hafta içinde tüm platformlardan toplanan yorum sayısı.
- Deneyim skoru: yapay zekânın analiz ettiği yorumların içeriğinden hesaplanan 0-100 arası memnuniyet skoru; 50 nötr noktasıdır.
- Olumsuz yorum: içeriği olumsuz sınıflandırılan yorumların sayısı.
- Acil + kritik: aynı gün ilgilenilmesi gereken cevapsız yorumlar ile güvenlik, hukuk ya da itibar riski taşıyan yorumların toplamı.
Dört sayıyı birlikte okumak gerekir. Yorum sayısı artarken deneyim skoru sabit kalıyorsa hacim büyümüş ama algı değişmemiştir; yorum sayısı aynıyken olumsuz yorum artıyorsa bir sorun büyüyor demektir. Acil ve kritik toplamı ise haftanın değil, o sabahın işidir: bu sayı sıfırdan büyükse öne çıkanlara geçmeden önce dashboard'daki yapılacaklar kartı açılır. Önceki hafta değeri her sayının yanında durduğu için karşılaştırma yapmak üzere başka bir kaynağa bakmak gerekmez.
Bu dört sayı dashboard'daki karneyle aynı tanımları kullanır. Özetin "olumsuz" dediği şey, dashboard'un ve raporun "olumsuz" dediği şeydir; tanım farkı yüzünden tartışma çıkmaz. Tanımların tamamı için dashboard metrikleri rehberi yazısına bakabilirsiniz.
Öne çıkanlar nasıl seçilir?
Karnenin altında "Öne çıkanlar" bölümü vardır. Buradaki maddeler bir metin modeli tarafından yazılmaz; her biri veriden kural tabanlı olarak üretilir ve yalnızca kural eşiğini aşan maddeler listeye girer. Sakin bir haftada bölüm boş kalır ve e-posta "bu hafta öne çıkan bir değişiklik yok" der. Üretilebilen madde türleri şunlardır:
| Madde | Ne zaman görünür |
|---|---|
| Yükselen konu | Bir konunun yorumlardaki payı önceki haftaya göre belirgin arttığında |
| Gerileyen şikâyet | Bir şikâyet konusunun payı belirgin düştüğünde |
| Dikkat gereken şube | Deneyim skoru en düşük ve olumsuz oranı yüksek mağaza |
| En iyi şube | Deneyim skoru en yüksek mağaza |
| Yanıt bekleyen | Cevapsız olumsuz yorum sayısı ve en eskisinin kaç gündür beklediği |
| Kritik risk | Güvenlik, hukuk veya itibar riski taşıyan yorum sayısı |
| Kayıp sinyali | Bir daha gelmeyeceğini söyleyen müşteri sayısı ve oranı |
| En çok konuşulan başlık | Aynı etiket ya da başlık altında toplanan yorum sayısı |
| Puan ile içerik çelişiyor | Yüksek yıldız verip olumsuz deneyim anlatan yorumlar |
| Şüpheli yorumlar | Şablon ya da organize kampanya izlenimi veren yorumlar |
| Güçlü yan | Olumlu oranı yüksek bir konu |
Her maddede sayının yanında bağlam verilir: "İade ve değişim payı arttı: on dört yorum, yüzde yetmiş dokuzu olumsuz" gibi. Bölge müdürü hangi mağazaya, hangi konuya bakacağını e-postayı okurken anlar.
Veri sağlığı ve kota satırı
Özetin güvenilirliği toplanan veriye bağlıdır. Bir kaynak o hafta veri almadıysa, örneğin bir mağazanın Google kaydı senkronda hata verdiyse, e-postanın sonunda bir veri uyarısı belirir: kaç kaynağın veri almadığı ve hangileri olduğu yazılır, sayıların eksik olabileceği belirtilir. Böylece "bu hafta olumsuz yorum azaldı" cümlesini kutlamadan önce verinin tam gelip gelmediğini bilirsiniz.
Aynı bölümde ay içinde kullanılan yapay zekâ analiz kotası da yer alır. Analiz hakkı dolmak üzereyse bunu haftalık özetten görür, bir sonraki senkronda yorumların analizsiz kalmasını önlersiniz.
Zamanlanmış raporlardan farkı
Haftalık özet ile zamanlanmış rapor sık karıştırılır; ikisi farklı işler görür. Özet tek biçimlidir: marka geneli, son yedi gün, e-posta gövdesinde kısa metin, ek dosya yok, tüm aktif kullanıcılara. Zamanlanmış raporlar ise esnektir: mağaza, bölge ya da marka kapsamı seçilir, bölümler belirlenir, PDF ve Excel ekleriyle istediğiniz alıcılara gider; ayrıntılar otomatik PDF ve Excel raporları yazısında.
Pratikte ikisi birlikte kullanılır. Pazartesi sabahı özet gelir, ekip neye bakacağını öğrenir; aynı sabah bölgesel rapor Excel ekiyle bölge müdürlerine düşer, ayrıntılı inceleme orada yapılır. Dakikalar içinde haber almanız gereken olaylar içinse ne özet ne rapor beklenir; onlar kritik yorum uyarıları ile anında bildirilir.
Bölge müdürü özeti nasıl kullanır?
Mağaza turuna çıkmadan önce telefondan özeti açar. Karnede olumsuz yorum sayısı geçen haftadan yüksekse öne çıkanlara iner. "Dikkat gereken şube" maddesindeki mağaza o günkü ziyaret listesinin başına geçer; "Yükselen konu" maddesi ziyarette sorulacak soruyu belirler. "Yanıt bekleyen" maddesi, mağaza müdürlerine cevapsız yorumları hatırlatma gerekçesidir. Toplantıda ise "En iyi şube" maddesindeki mağazanın ne yaptığı sorulur ve diğerlerine örnek gösterilir.
Mağaza müdürleriyle paylaşmak için özetin tamamını iletmek gerekmez; ilgili maddeyi mesajla göndermek yeterlidir. "Yanıt bekleyen" maddesindeki sayı ve en eski yorumun yaşı, mağaza müdürünün dashboard'a girmeden önce ne yapması gerektiğini söyler. Bir sonraki hafta aynı madde tekrar görünmüyorsa iş kapanmış demektir; görünüyorsa konu bölge toplantısına taşınır.
Bu akışın değeri, ekibin dashboard'a girmeden de aynı rakamlarla konuşmasıdır. Herkes aynı e-postayı okuduğu için bölge toplantısı veri doğrulamakla değil, aksiyon tartışmakla geçer.
Sonraki adımlar
Haftalık özet e-postası, yorum verisinin ekip rutinine giren ilk parçasıdır; kurulum gerektirmez, veri toplanmaya başladığı ilk haftadan itibaren gelir. Mağaza listenizi bağladıktan sonra ilk özeti bir sonraki pazartesi alırsınız. Kendi zincirinizin karnesini görmek için demo talep edin.