Yüzlerce mağazası olan bir zincirde her pazartesi aynı sahne yaşanır: biri yorumları Excel'e döker, biri puan ortalamalarını hesaplar, biri sunum hazırlar ve rapor yönetime ulaştığında veriler çoktan eskimiştir. BranchVoice'un otomatik PDF ve Excel raporları bu işi tamamen zamanlayıcıya bırakır: kapsamı, bölümleri ve alıcıları bir kez tanımlarsınız, rapor her dönem kendiliğinden üretilip e-postayla gider. Bu yazıda raporların nasıl kurulduğunu, içinde ne olduğunu ve operasyonda nasıl kullanıldığını anlatıyoruz.
Zincirlerde raporlama neden elle yürümez?
Tek bir mağazanın yorum özetini çıkarmak kolaydır; sorun, aynı özeti kırk bölge müdürü ve birkaç yüz mağaza için her hafta tekrar tekrar üretmektir. Elle hazırlanan raporlarda üç şey sürekli bozulur: dönemler tutarsızlaşır (biri takvim haftası alır, biri son yedi günü), tanımlar farklılaşır (olumsuz yorum 1-2 yıldız mı, yoksa 3 de dahil mi) ve hazırlayan kişinin yükü arttıkça rapor gecikir.
Raporun amacı da sıklıkla karışır. Genel müdür marka geneline bakmak ister, bölge müdürü kendi bölgesindeki mağazaları karşılaştırmak ister, mağaza müdürü yalnızca kendi şubesinin kritik yorumlarını görmek ister. Tek bir Excel dosyası bu üç ihtiyacı aynı anda karşılayamaz.
Otomatik PDF ve Excel raporları nasıl kurulur?
BranchVoice'ta rapor, bir "zamanlama" olarak tanımlanır. Rapor oluşturucuda sırasıyla şablon, kapsam, bölümler, sıklık ve alıcılar seçilir; sonrasında sistem ilgili tarihte raporu üretir, arşive kaydeder ve her alıcıya ayrı e-posta gönderir.
Şablon ve kapsam
Üç şablon vardır: Yönetici özeti şirket genelini tek bakışta verir, Bölgesel şablon bölgeleri yan yana karşılaştırır, Mağaza şablonu tek bir şubenin ayrıntısına iner. Kapsam ise tüm marka, seçili bölgeler ya da seçili mağazalar olabilir. Böylece aynı şablonla Marmara bölge müdürüne yalnızca kendi mağazalarını içeren, genel müdüre ise tüm zinciri kapsayan iki ayrı zamanlama kurabilirsiniz.
Bölümler
Rapor bölümleri dört başlık altında toplanır:
- Genel bakış: temel göstergeler, dönem trendi, mağaza sıralaması, mağaza tablosu ve platform kırılımı.
- AI analizi: içerik dağılımı ve en çok geçen konular, yapay zekâ özeti, analiz gruplarındaki parametreler, kaldıraç ve etki analizi, çalışan bahisleri.
- Takip: dönemdeki kritik yorumlar ve açılan uyarılar.
- Lead: dönemde yakalanan lead'lerin seviye ve huni dağılımı.
Her şablonun mantıklı bir varsayılan bölüm seti vardır; ihtiyaca göre bölüm ekleyip çıkarabilirsiniz. Parametre bölümünde hangi analiz gruplarının raporlanacağını da seçersiniz; seçmezseniz dashboard'da görünen tüm gruplar gelir.
Sıklık, format ve alıcılar
Sıklık günlük, haftalık, aylık ya da tek seferlik olabilir; gönderim saati ve haftanın günü ya da ayın günü Türkiye saatine göre belirlenir. Günlük rapor son bir günü, haftalık rapor son yedi günü, aylık rapor son otuz günü kapsar. Format olarak PDF, Excel ya da ikisi birden seçilir; rapor dili Türkçe veya İngilizce olabilir. En fazla elli alıcı tanımlanır ve isterseniz e-postanın gövdesine kısa bir not eklersiniz.
Raporun içinde ne var?
Rapor verisi doğrudan mağazaya bağlı yorumlardan hesaplanır: dönem içindeki yorum sayısı, ortalama puan, yıldız dağılımı, cevapsız olumsuz yorumlar ve önceki dönemle karşılaştırma mağaza başına çıkarılır. Kritik yorumlar bölümünde 1-2 yıldızlı yorumlar metinleriyle birlikte listelenir; böylece bölge müdürü rakamın arkasındaki hikâyeyi raporu açar açmaz görür.
AI bölümleri yorumların içeriğini raporlar. İçerik dağılımı, yapay zekânın olumlu, nötr ve olumsuz olarak sınıflandırdığı yorumların payını ve en sık geçen sekiz konuyu verir. Parametreler bölümü, kendi tanımladığınız analiz gruplarındaki her konu için bahis sayısını, payı ve olumsuzluk oranını gösterir. Etki analizi ise hangi konuların memnuniyeti en çok aşağı çektiğini sıralar. Yapay zekâ özeti, dönemin anlatı hâlindeki değerlendirmesidir; rapor için taze bir özet yoksa üretim sırasında oluşturulur.
PDF'te şirket logonuz ve adınız başlıkta yer alır; Excel dosyasında özet ve şube sayfaları her zaman bulunur, seçtiğiniz her bölüm için ayrı bir sayfa açılır. Excel'i tercih edenler için bu, verinin kendi pivot tablolarına aktarılabileceği anlamına gelir.
Anında rapor ve arşiv
Zamanlanmış akışın dışında bir raporu istediğiniz an çalıştırabilirsiniz. Yönetim toplantısından bir saat önce "şimdi çalıştır" dediğinizde rapor kuyruğa alınır, üretilir ve alıcılara gider. Kaydetmeden önce önizleme de alabilirsiniz; önizleme PDF'i tarayıcıda açılır ve alıcı tanımlamanız gerekmez.
Üretilen her rapor arşivde saklanır. Rapor arşivinden geçmiş koşuları zamanlamaya göre süzüp PDF ya da Excel dosyasını yeniden indirebilirsiniz. E-posta kaybolduğunda ya da üç ay önceki raporu bulmanız gerektiğinde kimseye sormazsınız.
Bölge müdürü raporu nasıl okur?
Haftalık bölgesel raporu alan bir bölge müdürünün ilk baktığı yer mağaza sıralamasıdır: hangi şube bu hafta en çok puan kaybetti, hangisi en çok olumsuz yorum aldı. Ardından kritik yorumlar bölümüne geçer ve o şubelerdeki 1-2 yıldızlı yorumların ne anlattığını okur. Parametreler bölümü tekrar eden sorunu adlandırır: kasa bekleme süresi mi, personel ilgisi mi, ürün bulunurluğu mu. Uyarılar bölümü de o hafta hangi kuralların tetiklendiğini ve kaçının hâlâ açık olduğunu gösterir.
Rapor, uyarı sisteminin yerine geçmez; ikisi birbirini tamamlar. Kritik bir yorum geldiğinde beklemeden haber almak için kritik yorum uyarıları kullanılır, haftanın bütününü değerlendirmek için rapor okunur. Rapordaki göstergelerin tanımları dashboard ile birebir aynıdır; terimler için dashboard metrikleri rehberi yol gösterir. Şubeler arasındaki farkı daha ayrıntılı incelemek isteyenler için mağaza karşılaştırma ekranı ayrı bir yazının konusu.
Sonraki adımlar
Otomatik raporlar, zincirin yorum verisini kurumsal ritme bağlar: haftalık rapor bölge toplantısının, aylık rapor yönetim kurulunun gündemine girer. Mağaza listenizi içe aktardıktan sonra ilk zamanlamayı birkaç dakikada kurabilirsiniz. Kendi mağazalarınızla örnek bir rapor görmek için demo talep edin.